Sie haben viel Arbeit in Ihre neue Webseite gesteckt. Die Kontraste stimmen, die Navigation ist sauber. Doch im Bereich "Downloads" lauert oft eine rechtliche Zeitbombe, die von Webseitenbetreibern fast immer übersehen wird: Das PDF.
Ob Speisekarte, Preisliste, AGB oder Produktbroschüre – das Portable Document Format (PDF) ist der Standard für Dokumente. Doch seit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BaFG) gelten für PDFs dieselben strengen Regeln wie für Webseiten. Das Problem: Ein Standard-PDF aus Word oder InDesign ist für blinde Menschen oft so lesbar wie ein leeres Blatt Papier.
In diesem Artikel erklären wir, was ein "Tagged PDF" ist und wie Sie Ihre Dokumente einem schnellen Härtetest unterziehen.
Das Missverständnis: "Lesbar" heißt nicht "Zugänglich"
Viele Unternehmer glauben: "Mein PDF ist doch textbasiert, man kann den Text markieren – also ist es barrierefrei." Das ist ein Trugschluss.
Ein Screenreader (die Software, die blinden Menschen den Bildschirminhalt vorliest) betrachtet ein normales PDF oft als unstrukturierten Wortbrei. Ohne technische Hilfsmittel weiß die Software nicht:
- Ist das eine Überschrift oder Fließtext?
- Gehört diese Zahl zur linken oder rechten Spalte der Tabelle?
- Ist das Bild eine wichtige Grafik oder nur Dekoration?
Wenn diese Informationen fehlen, liest der Screenreader die Inhalte in der falschen Reihenfolge vor oder schweigt ganz. Für den Nutzer ist das Dokument wertlos.
Die Lösung: Tags (Das unsichtbare Skelett)
Um ein PDF gesetzeskonform (nach dem Standard PDF/UA) zu machen, benötigt es sogenannte Tags. Stellen Sie sich Tags wie ein unsichtbares Skelett vor, das hinter dem sichtbaren Text liegt. Ein Tag sagt dem Computer: "Dieser Text hier ist eine Überschrift Ebene 1 (H1)" oder "Dieser Textblock ist eine Liste".
Nur wenn dieses Skelett vorhanden und logisch korrekt ist, kann ein blinder Nutzer durch das Dokument navigieren (z.B. von Überschrift zu Überschrift springen), ohne sich jedes Wort von oben bis unten vorlesen lassen zu müssen.
Der 3-Minuten-Selbsttest für Ihre PDFs
Sie müssen kein IT-Experte sein, um den ersten Check durchzuführen. Öffnen Sie eines Ihrer PDFs (z.B. Ihre Preisliste) und prüfen Sie folgende drei Punkte:
1. Der Markierungs-Check
Versuchen Sie, den Text mit der Maus zu markieren.
- Es geht nicht? Dann ist Ihr PDF vermutlich nur ein "Bild" (Scan). Das ist für Screenreader komplett unlesbar. Ergebnis: Durchgefallen.
- Es geht? Gut, weiter zu Schritt 2.
2. Der "Speichern als Text" Test
Speichern Sie das PDF testweise als "Nur Text" (.txt) ab (Datei -> Speichern als -> Text). Öffnen Sie die Textdatei.
- Sind die Wörter in der richtigen Reihenfolge?
- Sind Spalten logisch untereinander oder wild vermischt? Wenn hier Chaos herrscht, ist auch das Hörerlebnis für Blinde chaotisch.
3. Der Profi-Blick (Adobe Acrobat Pro)
Wenn Sie Acrobat Pro besitzen, öffnen Sie links die Leiste "Tags" (das Symbol sieht aus wie ein kleiner Anhänger).
- Ist die Leiste leer? Dann ist das PDF nicht barrierefrei.
-
Stehen dort Tags wie
<H1>,<P>,<Table>? Das ist ein sehr gutes Zeichen.
Was ist mit alten Dokumenten?
Das Gesetz gilt für alle Dokumente, die seit dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden. Ältere Dokumente (Archiv) müssen Sie nur dann anpassen, wenn sie für aktive Verwaltungsprozesse notwendig sind. Aber Achtung: Sobald Sie eine alte Preisliste aktualisieren und neu hochladen, gilt sie als "neu" und muss barrierefrei sein.
Wie erstellt man barrierefreie PDFs?
Der Knopf "Als PDF speichern" in Word reicht oft nicht aus, wenn die Vorarbeit fehlt.
- Struktur in der Quelle: Nutzen Sie in Word konsequent Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2). Nutzen Sie die Funktion "Alternativtext" für Bilder schon in Word.
- Export-Einstellungen: Achten Sie beim Export darauf, dass das Häkchen bei "Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit" gesetzt ist.
- Nachbearbeitung: Komplexe Layouts aus InDesign müssen fast immer manuell in Acrobat nachbearbeitet ("getaggt") werden. Das ist Handarbeit.
Fazit: Unterschätzen Sie den Aufwand nicht
Ein nicht-barrierefreies PDF ist ein Rechtsverstoß. Prüfen Sie zumindest Ihre wichtigsten Dokumente (AGB, aktuelle Preislisten). Wenn Sie unsicher sind, helfen wir Ihnen bei der Remediation (Reparatur).
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